Należy przygotować dane do importu poprzez export z innej aplikacji czy bazy danych. Stworzyć listę osób, w których znajdowały się będą pola jak: imię, nazwisko, adres itd. oraz nazwa firmy. Dobrze jest to zrobić np. w Excelu. Następnie usunąć duplikaty wg. procedury opisanej tutaj:
http://support.microsoft.com/kb/262277/pl
Jeżeli wiersze zawierają podobne dane, ale nie identyczne, niestety trzeba te dane porównać ręcznie i zdecydować czy Kowalski ma należeć do firmy A czy B. W każdym razie osoba (kontakt) nie może występować dwa razy.
Tą wyczyszczoną listę kopiujemy na drugi plik i postępujemy podobnie, tym razem usuwamy kolumny typu imię, nazwisko i tworzymy listę unikalnych firm.
Najpierw importujemy firmy a póżniej kontakty - będą one przypisane do odpowiednich firm automatycznie. Opis tej procedury podałem wcześniej.
Jeżeli Jacek Kowalski to jedna osoba nie może ona występować w bazie danych dwa razy.
Kowalski należy do firmy głównej A lub B ale nie do obu.
Aby przypisać Kowalskiego do innej firmy poza firmą główną, służy temu pole firmy powiązane. Idea jest taka, że np. Kowalski ma własną firmę np. Kowalski Firma, natomiast współpracuje też z firmą X i Y. Więc w polu firmy głównej będzie Kowalski Firma (select) a w polu firmy powiązane będzie firma X i Y (mulitselect).
Moduł do importu kontatków i firm nie pozwala na import spotkań czy zadań. Da się to zrobić ale wymagany jest do tego napisanie własnego modułu do importu - w takim przypadku można zimportować dowolne dane - zadania, spotkania, notatki itp.
